Si te has planteado contratar los servicios de un software para la gestión de equipos y de tareas, este artículo te va a ayudar a entender mejor el concepto, la importancia y la utilidad para una pyme o grande empresa.
Utilizar una app de gestión de tareas tiene múltiples ventajas como encargarse de la planificación de rutas, solucionar los problemas en la logística de última milla y siempre tener a nuestros clientes satisfecho con nuestros servicios.
En definitiva, hay muchas razones por la que debes dar uso de aplicaciones software para planificación, gestión de control de los repartos, además de analítica de datos para la mejora continua y satisfacción de cliente.
Aquí te vamos a explicar en detalle todo lo que debes saber sobre las aplicaciones (herramientas/software) de gestión de tareas y convencerte de que ha llegado el momento de invertir en ello. ¡Vamos allá!
Una tarea es un conjunto de elementos de trabajo que deben completarse dentro de un marco de tiempo definido para completar el proyecto. Para lograr este objetivo, el equipo de gestión del proyecto gestiona sus tareas y recursos a lo largo del proyecto. Esto a menudo requiere coordinación, planificación cuidadosa y optimización del esfuerzo.
¿Qué es la gestión de tareas?
La gestión de tareas es el proceso de gestionar una serie de tareas hasta su finalización, tal como se define en el cronograma de un proyecto. Es el proceso que mueve cada tarea desde su inicio hasta su finalización y ciclo de vida de informes.
El director del proyecto es responsable de gestionar todos los aspectos del proyecto. Es decir, asignación de tareas, gestión de plazos o carga de trabajo, etc.
¿Qué es una aplicación para gestión de tareas?
Son herramientas para realizar un seguimiento de las tareas a lo largo del proceso, delegar tareas, generar subtareas y establecer fechas de vencimiento para garantizar que se completen a tiempo. El software de administración de tareas lo mantiene productivo.
En pocas palabras, una app de gestión de tareas tiene por objetivo principal dar soluciones para realizar las entregas de manera exitosa y conseguir la máxima satisfacción de los clientes.
Cada herramienta de gestión de tareas tiene sus propias características y funcionalidades aunque aquí más adelante hablaremos de MyMov.app, sin duda, la mejor opción en tu elección de gestor de tareas.
¿Por qué usar una herramienta de gestión de tareas?
Los días de las hojas de cálculo de Excel quedaron atrás. Ahora hay varios recursos disponibles para ayudar a los profesionales a administrar sus tareas más fácilmente. El hecho de usar una herramienta de gestión de tareas proporciona más versatilidad y automatización. Cuando se eligen correctamente, las herramientas de administración de tareas pueden aumentar la productividad y ayudar a mantener sincronizados a los miembros del equipo y las partes interesadas.
Por ejemplo, la herramienta MyMov te permite integrar la gestión de tareas en cualquier gestión de proyectos, ya sea simple o compleja.
Entonces, ¿mi empresa necesita una app de gestión de tareas?
Claro que sí ya que de esta forma puedes organizar tareas sin esfuerzo. Para ello, empieza por eliminar el lastre que frena la productividad. En segundo lugar, elige la herramienta adecuada. A continuación, identifica los resultados deseados, los pasos para lograr esos resultados, qué opción es la más adecuada para ejecutarlos, define las fechas de vencimiento requeridas, organiza recordatorios y revisa periódicamente el progreso de las tareas requeridas.
Siguiendo los pasos de la metodología GTD, la automatización de tareas ayuda a organizar las tareas a través de la recopilación de elementos, el procesamiento, la organización por tipo y tiempo de respuesta, la revisión diaria y la implementación (pasar más tiempo haciendo que organizando).
Conclusión, optar por una app de gestión tareas ganarás en optimización de rutas, además de las 2 siguientes razones:
1. Organización del equipo en función de las tareas (trabajo colaborativo)
Definimos a “trabajo colaborativo” cuando se forma un equipo y se le asigna una tarea a cada persona con el fin de realizar diferentes actividades pero con un objetivo común. Son comportamientos interdependientes, y es en el marco de estas interacciones que se produce el aprendizaje. Por este motivo, también es habitual hablar de aprendizaje colaborativo. El conocimiento aumenta y mejora cuando interactuamos con los demás.
Hoy en día, la mayoría de las tareas que se realizan en una empresa no se pueden realizar sin el trabajo colaborativo. La necesidad de vivir en comunidad está cada vez más presente en nuestra sociedad y está afectando a las empresas. De hecho, algunos modelos innovadores se inspiran en esta complejidad, como el trabajo conjunto.
¿Sabías que las personas que trabajan en proyectos de co-creación dicen ser más eficientes, productivas y efectivas? y también, ¿Sabías que trabajar en equipo no es lo mismo que colaborar en equipo?
Efectivamente, la colaboración en equipo es más fácil para expresarse, comunicarse mejor, ser más productivo y descubrir nuevas oportunidades gracias a los smartphones, PCs y tabletas y todo tipo de nueva tecnología.
Los colaboradores pueden acceder desde cualquier lugar en cualquier dispositivo. Aquí es donde entra en juego el papel de los gestores de tareas para gestionar, realizar un seguimiento y aumentar la productividad. De hecho, internet surgió precisamente por la necesidad de poner en práctica el trabajo colaborativo, compartir información entre muchas más cosas.
En definitiva, una herramienta de gestión de tareas permite trabajar en conjunto para sacar adelante el trabajo de forma más eficiente.
2. Más ventajas de usar un gestor de tareas en la empresa
Además del trabajo colaborativo, debemos de sumar más puntos fuertes qué soluciona un gestor de tareas.
Ya sabemos que toda la plantilla de una empresa puede hacer un seguimiento del estado de las tareas, pero ese no es el único beneficio.
Organizar recordatorios para evitar errores o incidencias.
Tener los proyectos organizados.
Revisar periódicamente el seguimiento de las tareas.
Identificar a la persona adecuada para realizar la tarea y asignarle la tarea.
Aclarar el plazo de entrega exigido y si se puede asumir.
Mejorar la productividad del equipo.
Acelere la búsqueda de tareas con el motor de búsqueda interno.
Consulta el estado de cada tarea de un vistazo y concéntrate.
Recibir actualizaciones constantes.
Posibilidad de integrar otras herramientas como conectarlo a un ERP.
Organizar diferentes tareas entre colaboradores del mismo o diferentes campos
Carga rápida.
Compartir proyectos con otros colegas en tiempo real.
Los beneficios pueden variar con cada herramienta de administración de tareas y por eso, será muy importante elegir correctamente a una app de gestión de tareas.
Lo que sí, siempre deberemos apostar por gestores de tareas que evolucionen basándose en la filosofía de GTD (Getting Jobs Done).
¿Por qué es importante elegir el software adecuado para administrar las tareas de una empresa?
Elegir el software de gestión de tareas adecuado es crucial si deseas ser más productivo y organizado en el trabajo.
Desde el seguimiento de la tarea hasta la colaboración en equipo, el mejor software de gestión de tareas puede ayudarte a alcanzar tus objetivos.
Además, si presumimos de tener numerosos equipos volcados en diferentes proyectos de forma remota, es importante usar un gestor de tareas de primera calidad para que sean efectivos.
Cualquier departamento de una empresa como operaciones, marketing, administración, etc.. todos deben estar interconectados para estar al corriente de forma inmediata y clara de la situación de cada tarea y si necesario poder actuar en tiempo y hora de forma eficiente.
Básicamente, necesitas una herramienta de administración de tareas muy funcional, intuitiva y con un buen soporte técnico que permitirá al personal de una empresa compartir archivos, herramientas de administración de proyectos, hojas de rutas, resultados clave y seguimiento de objetivos y asignaciones de tareas para que los proyectos avancen rápidamente.
MyMov tu app de gestión de equipos y de tareas
Cuando una empresa va experimentando herramientas para administrar tareas, los usuarios pronto llegan a la conclusión de que no cubren las necesidades operativas para conseguir una buena organización y productividad.
Por eso, MyMov ofrece al usuario el equilibrio adecuado: simplicidad y adaptabilidad a todas las configuraciones del proyecto para optimizar directamente la gestión de tareas en línea. Sin duda, estamos ante un software apto para empresas de todo tipo de tamaño gracias a su gran desarrollo técnico.
Cuando gestionas tus tareas con MyMov, te das cuenta de que cada tarea se gestiona de principio a fin. La herramienta también tiene otras características como confirmación de entrega e integración de terceros a través del API.
Finalmente, encontrarás todas las estadísticas y KPI (métricas) que te permiten seguir el progreso de la empresa y de cada equipo o persona a través de informes. Gracias a la interpretación de estas métricas, podremos, por ejemplo, mejorar la optimización de los repartos.
Funciones de gestión de tareas en MyMov
Programación de tareas
Crear tareas rápida y fácilmente
Asignación tareas a los trabajadores
Distribuir las tareas entre cada colaborador
Especificar el rol para seguir el progreso de la tarea
Agregar comentarios a las tareas
Agregar archivos adjuntos/hipervínculos
Añadir objetivos de cada tarea
Gestión de riesgos
Gestionar plazos de entrega
Análisis del rendimiento
¿Quiere saber más sobre las posibilidades de MyMov? Ponte en contacto con ellos a través Mymov.app
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