¿Cómo hacer un albarán?

Si bien hay documentos que no son necesarios legalmente o que no se exigen en algún reglamento o ley, sí que son bastante útiles. Esto, tanto para proteger a la empresa como al usuario o cliente en cuestión al respaldar alguna operación, intercambio, etc.

Es por eso que aquí te hablaremos sobre los albaranes, un tipo de documento que, si bien no es obligatorio legalmente, sí que resulta muy útil. Te contaremos todo sobre la elaboración de albaranes, las diferencias que hay con una factura, el por qué debes usarlos, entre otros puntos que, sin duda, te resultarán interesantes.

¿Qué es un albarán?

Un albarán es un documento mercantil el cual tiene como objetivo respaldar que se entregó un bien, mercancía o servicio a un usuario. Básicamente, es como un comprobante de que una empresa entregó un bien, producto, mercancía, servicio, etc. A su cliente.

Aunque el hacer un albarán no es obligatorio, ya que no existe ninguna ley que exija su elaboración, su uso es cada vez más frecuente. Esto debido a que ofrece seguridad y protección tanto a las empresas como a los usuarios. Así se puede respaldar, aunque no legalmente, que se entregó el bien en cuestión.

Tipos de albaranes

Existen básicamentetipos de albaranes los cuales describiremos a continuación:

• Valorado: Este albarán, como su nombre lo indica, cuenta con la descripción de los precios o el valor del bien o servicio en cuestión. Esto como una referencia para mostrar el valor de lo entregado al cliente y así, respaldar a ambas partes.
• Sin valor: Por el contrario, están los albaranes sin valor los cuales no muestran el precio el valor de la mercancía o servicios entregados. Esto puede ser por motivos de confidencialidad y privacidad o porque el cliente no debe conocer el valor de la mercancía.

¿Qué lleva un albarán?

Un albarán, a pesar de no ser un documento legalizado obligatorio, sí debe contener ciertos datos para ser válido. Si quieres elaborar un albarán, este debe contener:

• Número o serie del albarán.
• Fecha de elaboración y entrega de mercancía.
• Datos del cliente o destinatario.
• Datos de la empresa vendedora: RFC, dirección, razón social, responsable legal.
• Descripción de los bienes o servicios.
• Firma de ambas partes.

Además, dependiendo de su tipo se debe anexar el valor de la mercancía, así como el IVA de la misma en caso de que se requiera un desglose.

Diferencias entre un albarán y una factura

• Uso: Lo primero que debes de saber es que el uso es muy diferente entre un albarán y una factura. De hecho, esta es la diferencia entre una factura y un albarán más clara pues el albarán solo respalda una entrega mientras que la factura tiene fines fiscales.
• Validez: La factura es oficial y es el único documento válido ante la ley y las autoridades fiscales. Un albarán solo es un documento de soporte que respalda una entrega más no tiene validez ante las autoridades ni fiscales ni mercantiles.
• Declaración de impuestos: Por otro lado, la factura es el único documento para declaraciones de impuestos, deducciones fiscales o comprobación de gastos o ingresos. Un albarán no se puede usar para respaldar gastos fiscales por lo que no puedes usarlo en tus declaraciones, ya sea mensuales o anuales ante las autoridades tributarias.
• Obligatoriedad: La ley contempla que la emisión de una factura es obligatoria por lo que las empresas deberán emitirla. En cambio, un albarán es optativo, ya que no se exige por parte de la autoridad. Una empresa puede elegir si emite o no un albarán, en cambio, la factura no es opcional.

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¿Por qué elaborar un albarán?

Aunque no es obligatorio, elaborar un albarán puede ser algo bastante útil para tu empresa. Así es, si quieres tener un mejor orden contable y administrativo, un albarán puede resultar una gran herramienta, aquí te decimos por qué es así.

1. Control de mercancías: Además de los controles de inventarios, un albarán puede servir con una buena herramienta para controlar las mercancías. Puedes contrastarlos con los registros de ventas o entregas y así validar que realmente toda la mercancía se entregó. De igual forma, puedes contrastarlo con los ingresos para llevar un mejor control financiero.
2. Evita fraudes: Para evitar cualquier tipo de fraude o de intento de robo, el albarán puede resultar muy útil pues al final es como un recibo de entrega. Gracias a que tienes este respaldo, podrás contrastarlo con los registros para así asegurarte de que realmente esa mercancía llegó a su destino.
3. Profesionalismo: Si bien no todos los clientes solicitan un albarán pues no es obligatorio, contar con uno puede hacerte ver como una empresa mucho más profesional y seria. Entregar un albarán junto con una factura te dejará en mejor posición que solo entregar una factura y un ticket de compra.

¿Cómo hacer un albarán?

Hay muchas formas de elaborar un albarán. Existen empresas que lo elaboran directamente en Word o algún otro programa de procesamiento de texto. Otras complementan su elaboración con sus diseñadores para así darle un aspecto personalizado o brandeado con hojas membretadas de la empresa.

Si eso no basta, también puedes crear tu propia plantilla para así llenar el albarán de forma rápida. Con una plantilla ya con el diseño de tu empresa, su elaboración será mucho más rápida y no tendrás que preocuparte porque tienes que llenar y luego diseñar.

Por último, existen programas que se encargan de la elaboración automatizada de los albaranes lo que facilita mucho la vida de las empresas. Esto aplica, sobre todo, cuando se tienen muchos clientes y elaborar un albarán a mano o uno por uno resulta lento, tedioso y aburrido. Los programas hacen todo más eficiente.

No importa cual camino elijas, te recomendamos que hagas el albarán a computadora, con un diseño ad hoc a la empresa y su logo. Esto ayudará a que los albaranes tengan un diseño mucho más profesional y confiable. Entregarlo con la factura, a la vez, es algo que sin duda recomendamos para darle mayor prestigio a tu empresa.