cómo hacer una factura

¿Cómo hacer una factura?

Como emprendedor, autónomo o dueño de una pyme es necesario que sepas cómo hacer una factura. Por ello, es sumamente importante que conozcas los requisitos necesarios para que sean legalmente válidas. Así mismo, debes conocer cuales son los impuestos a incluir y cuando es necesario entregarlas.

Si deseas conocer todo esto y mucho más en relación con las facturas, no dudes en seguir leyendo este artículo. Ya que hemos creado diferentes apartados con la única intención de enseñarte todo lo que debes saber al respecto. Además al final podrás descubrir cómo descargar plantillas facturas gratis y diferentes consejos para hacer una factura.

¿Qué es una factura?

Los romanos consideraban una factura a aquello que estaba hecho y acabado. Esto no es muy diferente a lo que hacen los empresarios y autónomos que realizan un servicio o producto acabado y luego deben facturar. 

En la actualidad una factura es un documento de carácter mercantil que facilita la información de las operaciones de compra venta de un servicio o bien. Debido a esta función, el uso de las facturas es muy frecuente en el día a día.

¿Qué debe incluir una factura?

Para que una factura tenga validez es necesario que cumpla con una serie de requisitos muy importantes. Para mostrarte cuales son cada uno de los requisitos, hemos creado este apartado con la intención de ayudarte a comprender cada uno de ellos.

En la factura debemos mencionar los siguientes datos:

  • Nombre y Apellidos del cliente «Consumidor final»
  • Nombre de la empresa – Puede ser una autónomo (persona física) o persona jurídica (Sociedad Limitada, Sociedad Anómia, Cooperativa, etc…)
  • Numeración de la factura
  • Fecha emisión de la factura
  • NIF o DNI cliente
  • Dirección cliente. Deberá incluir calle, población y código postal.
  • Descripción producto o servicio vendido
  • Forma de pago: Contado, a 30 días, a 90 días, 50% contado y resto a 90 días, etc… según condiciones pactadas
  • Observaciones. Si necesario añadir información complementaria en apartado observaciones como, por ejemplo, condiciones de devoluciones, garantía del artículo, número del albarán, etc…
  • El importe facturado será desglosado diferenciando la base imponible, el IVA aplicado y el IRPF (este último si procede).

Por este motivo, te recomendamos continuar la lectura y aprender cómo se hace una factura válida:

Tipos de facturas

A la hora de elaborar una factura en España, existen diferentes tipos de facturas que todos los autónomos deben conocer, por ello en este apartado te mostraremos todos los tipos. Te aconsejamos leer cada uno de los tipos que verás a continuación para que puedas comprender la diferencia entre cada uno de ellos. 

Factura normal

Este tipo de factura es la más utilizada por las empresas, la factura normal refleja una operación comercial, de prestación de algún servicio o compraventa de algún producto. Por este motivo, estas facturas deben ofrecer información acerca de la operación que se realiza. Datos como: fecha de expedición, número de factura, razón social o nombre y apellidos.

Factura simplificada y el ticket

Este es un tipo de factura que se utiliza para deducir gastos de empresas e incluye los datos fiscales del emisor. Por este motivo, se puede entender que en las facturas simplificadas no hace falta que aparezcan los datos fiscales del receptor. Por este motivo se le llama “Factura simplificada”, ya que se trata de una factura simple.

Para entenderlo mejor, cuando realizamos una compra en un restaurante recibimos una factura simplificada porque solo posee la información del emisor

Factura rectificativa

La factura rectificativa ofrece la posibilidad de incluir en una factura única varias operaciones para un mismo destinatario o receptor. Además, dichas operaciones pueden ser de diferentes fechas pero siempre en un mismo mes natural.

Cuando el receptor de la operación es profesional o empresario, la expedición debe ser ejecutada antes del día 16 del mes posterior a aquel en curso en el que se haya realizado la operación.

Factura electrónica

La factura electrónica cada vez es más utilizada en la actualidad, de hecho se puede decir que está sustituyendo cada vez más a la factura de papel. Esto se debe a que el reglamento de facturación ofrece el mismo tratamiento a la factura de papel que a la factura electrónica. Sin dejar de mencionar que su uso es obligatorio para los proveedores de la administración pública y para las grandes empresas.

Factura duplicada

Solo es posible expedir una versión original de cada documento sustitutivo o factura. Sin embargo es posible crear duplicados, aunque deberá constar la expresión “Duplicado”. Las facturas duplicadas tendrán la misma eficacia que la versión original en los siguientes casos:

Cuando en una prestación de servicio o entrega de bienes concurrieran varios receptores o destinatarios. Este tipo de casos será necesario consignarse en cada uno de los duplicados y en el original, la cuota repercutida a cada uno de los receptores y la porción de base imponible.

¿Quién tiene obligación de emitir una factura?

La ley establece como condición que para poder emitir facturas es necesario ser un sujeto pasivo del impuesto. Esto quiere decir que es necesario estar registrado como autónomo o empresario para que Hacienda pueda tener constancia de ello. Esto quiere decir que una vez como profesional registrado podrás emitir facturas a efectos de IVA.

Los documentos sustitutivos o facturas deben ser expedidos al momento de hacer la operación. Sin embargo, si el destinatario es un profesional o empresario deberán expedirse dentro del plazo de un mes, considerando el día a partir del citado momento. Sea cual sea el caso, las facturas deberán ser expedidas antes del día 16 del mes siguiente.

Orden de la emisión de las facturas

Las facturas tienen que ser siempre correlativas, es decir, que la numeración y la fecha tiene que ser siempre cronológica.

Para entenderlo mejor te damos el ejemplo correcto de facturación:

Numeración facturaFecha emisión factura
Factura Nº 100Fecha emisión: 14/02/2022
Factura Nº 101Fecha emisión: 15/02/2022
Factura Nº 102Fecha emisión: 16/02/2022
Facturación con orden cronológico

Lo que no sería correcto sería de la siguiente manera:

Numeración facturaFecha emisión factura
Factura Nº 100Fecha emisión: 14/02/2022
Factura Nº 101Fecha emisión: 16/02/2022
Factura Nº 102Fecha emisión: 15/02/2022
Facturación con orden incorrecto ya que las fechas de emisión no son correlativas

Como puedes ver en el ejemplo correcto, el orden de la numeración sigue el orden de la fecha de emisión de la factura. No seguir este proceso, te puede llevar a incidencias con Hacienda e incluso según cada caso a multas.

Tipos de IVA a aplicar en España

Si eres autónomo debes siempre tener en cuenta el IVA, por ello es de suma importancia que conozcas cuales son los tipos de IVA a aplicar en España. Desde el 1 de septiembre de 2012 los tipos de IVA a aplicar en españa son los siguientes:

  • IVA general: Utilizada para cualquier servicio o producto sujeto a IVA que no tenga mención especial. Porcentaje: 21%
  • IVA reducido: Se emplea en caso de las adquisiciones, las entregas y las importaciones de bienes. Porcentaje: 10%
  • IVA superreducido: Se emplea para productos esenciales. Porcentaje: 4%
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¿Cuándo aplicar el IRPF en la factura?

Los profesionales autónomos deben declarar y tributar ingresos a Hacienda a través del IRPF. Sin embargo, esto último mencionado no quiere decir que todos los trabajadores autónomos deben retener IRPF en sus facturas. Ya que solo los denominados como profesionales deben hacerlo.

¿Dónde descargar modelos de facturas?

Si deseas descargar modelos facturas gratis o descargar ejemplo de factura te recomendamos entrar en Modelo-Factura.com. Ya que ofrecen diferentes modelos de factura ideales para ahorrarte tiempo y trabajo. Sin dejar de mencionar que la página web es de uso intuitivo y podrás ver plantillas de word o excel para facturas totalmente gratis.

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