Tipos de documentos que hay que destruir en una empresa

En la era actual la digitalización ha hecho que a muchas personas se les olvide la RGPD y otro tipo de normativas relacionadas a la protección de datos. De hecho, existen multas por mal tratamiento de los documentos que deben ser destruidos y dichas multas también pueden ser aplicadas en caso de mal uso de información sensible en ámbito digital.

Por este motivo en este artículo hemos reunido diferentes apartados con la única intención de hacerte saber todo lo que necesitas. Te aconsejamos prestar atención a todo el texto si deseas conocer la importancia y los diferentes tipos de documentos que deben ser destruidos en una empresa para evitar problemas a futuro.

Documentos que deben ser destruidos en una empresa

Antes de mostrarte cuales son los documentos que deben ser destruidos en una empresa es importante que sepas que la destrucción de dichos documentos debe ser realizada a través de profesionales. Debido a que esta es la forma adecuada de asegurarse de que el proceso sea llevado a cabo de forma correcta. Dicho esto, continúa leyendo para conocer los diferentes tipos de documentos que deben ser destruidos:

Documentos de papel

Las empresas que guardan documentos en papel mercantiles, fiscales, legales o laborales deben realizar la destrucción de documentos. Para ayudarte a conocer cuales son los documentos a destruir, en la siguiente lista podrás conocer todos los detalles necesarios:

• Documentos laborales: Contratos, nóminas, bajas laborales y pagos de incentivos.

• Documentos financieros: Son todos aquellos que incluyen datos personales de proveedores y clientes.

• Documentos fiscales: Son los documentos más comunes en las empresas y deben seguir un protocolo adecuado para su destrucción. Debido a que cuando una empresa cierra sus servicios, aún deben conservar documentos como las declaraciones de impuestos.

• Documentos comerciales: En todas las empresas se generan muchos presupuestos, propuestas comerciales y facturas en general. Si este tipo de documentos poseen datos sensibles de empresas asociadas o clientes, deben ser destruidos en tiempos adecuados.

• Documentos contables: En la actualidad la contabilidad de las empresas suele ser digital pero existen algunas empresas que almacenan su contabilidad en libros contables, tickets, facturas y pagos de multas. Al igual que el anterior caso, si estos documentos tienen datos sensibles deben ser destruidos correctamente.

• Documentos administrativos: Esta categoría cubre parte de los antes mencionados y algunos otros como en el caso de las clínicas privadas que poseen informes médicos, radiografías, pruebas realizadas, etc. También incluye comunicación entre proveedores y clientes. 

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Borrado y destrucción de soportes digitales

Las facturas en PDF son consideradas documentos, por lo que deben ser tratadas con exactamente la misma confidencialidad que en el caso de los documentos mencionados en el apartado anterior. Dicho esto, a continuación te mostraremos que debe ser destruido en cuanto a soportes digitales:

• Destrucción de soportes digitales: Soportes de almacenamiento como CD o DVD, deben ser destruidos de manera absoluta.

• Destrucción de discos duros: Existen dos formas de eliminar documentos en discos duros que tengan información sensible. Mediante el formateo o mediante la destrucción total del dispositivo. Además, un USB es considerado como un disco duro.

• Destrucción de datos online: Estos casos son los más complejos debido a que la información está almacenada en servidores. Por lo que en este caso aplica para una base de datos o una página web relacionada a la empresa en cuestión.