destrucción de documentos en empresa

Destrucción de documentos en empresa

La destrucción confidencial de documentos físicos o impresos es algo imprescindible sabiendo que una empresa genera Datos de Carácter Personal, además de que la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) lo obliga.

Si no se realiza correctamente esta destrucción, la empresa ante un incumplimiento de esta labor puede ser sancionada con una multa hasta 20 millones de euros o el 4% de la cifra anual de ventas según el Reglamento General de Protección de Datos actualizado en 2019.

Las prescripciones de este tipo de sanción dependerán del importe de la misma que es:

  • Plazo de un año para importes inferiores o iguales a 40000 euros
  • Plazo de dos años para importes entre 40001 y 300000 euros.
  • Plazo de tres años para importes superiores a 300000 euros.

Condiciones y razones de la destrucción de documentos

Ante todo, debemos de saber que no todos los documentos deben ser destruidos. Tenemos a documentos que se pueden conservar de forma permanente y otros que deberán ser eliminados en medida que lo requiere la LOPD.

Por ejemplo, todos los documentos ante notario, actas de inspecciones deberán de estar siempre a disposición en la empresa.

Los documentos que deberán ser destruidos serán, por ejemplo, facturas, albaranes pasado los 6 años desde su fecha de emisión y las prescripciones de impuestos pasado los 4 años desde su fecha de emisión.

Complementa esta información con este artículo: Tipos de documentos que hay que destruir en una empresa

Ante cualquier duda, será siempre mejor ser asesorado por una empresa especializada en la destrucción de documentos para garantizar el proceso correcto cumpliendo con la LOPD.

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¿Por qué contratar a una empresa de destrucción de documentos?

Para destruir correctamente los documentos confidenciales, es necesario seguir los protocolos y procedimientos legalmente establecidos de manera profesional y poseer un certificado válido aplicable a cualquier campo.

Esta es la única forma de garantizar una protección adecuada de los datos contenidos en el documento, por lo que una solución casera de destrucción de archivos no sirve de nada.

Por ejemplo, tenemos a Beck Destrucción Confidencial, un experto y referente en destrucción de documentos en Madrid que ofrece este servicio garantizando el cumplimiento de la normativa existente al respecto. Su objetivo es dar solución a cualquier tipo de problema derivado de la acumulación de archivos y archivos que deben desaparecer cuando ya no son útiles, con el fin de garantizar la protección de datos propios y de terceros. Contratar los servicios a Beck Destrucción Confidencial conlleva a garantizar la máxima seguridad y la destrucción oficial certificada, además de preocuparse por el medio ambiente y por la gestión de los residuos.

Normativa y requisitos de una empresa de destrucción de documentos

Importante saber que una empresa dedicada a este servicio debe cumplir con la normativa vigente en materia de destrucción de documentos confidenciales y garantizar la seguridad en el proceso a través de unos requisitos básicos e imprescindibles para las empresas de destrucción de documentos:

Por ejemplo, en el caso de Beck Destrucción Confidencial:

  • Están certificado según la norma UNE-EN 15713
  • Han elaborado un contrato de servicio detallado.
  • Proporcionarán un certificado de destrucción en cada gestión.
  • Instalaciones organizadas exclusivamente para la destrucción de documentos.
  • Vehículos exclusivos para el desplazamientos de todo tipo de documento.
  • Equipo altamente cualificado garantizando un control riguroso en todo momento desde la recogida hasta la destrucción.
  • Confidencialidad y seguridad en todo el proceso de destrucción.
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Ahora si piensas contratar los servicios de una empresa de destrucción de documentos, debes de tener en cuenta todo lo mencionado anteriormente para ponerte en buenas manos y asegurarte de que cada gestión de destrucción de documento cumplirá con LOPD.

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