¿Qué es una oficina virtual y cómo funciona?

Muchos de nosotros estamos pensando que una oficina virtual es algo lejano y sin realmente ningún sentido para las empresas o los empresarios. Pero cuando vas descubriendo a fondo realmente qué es una oficina virtual, cómo funciona una oficina virtual y qué puedo ganar con ella, te vas dando cuenta que son solo ventajas para un negocio o un empresario.

En este artículo, te vamos a explicar todo lo que tienes que saber sobre las oficinas virtuales.

Vamos allá…

¿Qué servicios ofrece una oficina virtual?

Cuando nos decidimos por alquilar una oficina virtual tendremos que ver muchos puntos a favor de tu negocio.

Algo en lo que nos fijaremos serán los costes del alquiler y los servicios que te pone a disposición la gerencia de las oficinas virtuales que son:

• Domiciliación social y fiscal de la empresa
• Atención y filtración de la llamadas telefónicas
• Recepción y recogida de paquetería
• Recepción correspondencia
• A disposición una oficina y/o salas de reunión para atender puntualmente a tus clientes

Criterios para elegir una oficina virtual

Ahora que sabes cuales son los servicios de una oficina virtual, es importante saber que hay que tener en cuenta para su buena elección.

Los puntos importantes en los que nos solemos fijar son:

• Imagen, cuidado y calidad de las instalaciones de la oficina virtual. Está claro que una buena imagen de tu negocio es muy importante ante los ojos de tus clientes. Por eso, tener una buena estética de las oficinas son muy importantes. Entendemos que hablamos de la decoración y diseño del mobiliario sin olvidar la limpieza. No olvidemos también el edificio tanto exterior como interior.
• Equipos a disposición. Importante saber todas las herramientas que ponen a tu disposición como, por ejemplo, impresoras, retroproyectores y pantallas en sala de reunión.
• Servicio vending. Cuando tenemos reuniones con clientes es importante poder tener unas máquinas de café e infusiones y a ser posible, incluso máquinas de vending con diversos alimentos como chocolatinas o dulces. Seguro que en la pausa, lo agradecerás.
• Importante la calidad de internet. Si algo no puede fallar es la conexión a internet ya que sin una buena conexión muy mal trabajaremos y nos estresaremos también. Interesante fijarse también en la cobertura que tiene tu móvil en esas instalaciones ya que no es la primera vez que por los motivos que sean no hay o hay muy poca cobertura.
• Distribución de las instalaciones. Es muy importante saber el número de salas de reunión y oficinas a tu disposición. No descuides este apartado ya que a menos cantidad mayor será la dificultad de disponibilidad de esas salas.
• Situación de la oficina virtual. Según tus necesidades, podrá ser o no importante estar en el centro de la ciudad. También por motivos estratégicos, te puede interesar más estar cerca de la zona industrial de la ciudad e incluso buscas más bien cercanía a tu vivienda. Ya ves que los motivos son numerosos y por eso, este criterio lo sabes tú y seguro que será unos de los factores más importantes que tendrás en cuenta para elegir la oficina virtual.
• Coste del alquiler de la oficina virtual. Aquí es donde tendremos que sopesar si el precio es justo teniendo en cuenta tus necesidades y expectativas. Lo más lógico es que tu elección será la oficina virtual con la mejor relación calidad-precio cumpliendo con tus necesidades y valorando los anteriores criterios.

Ventajas de una oficina virtual

• Inversión del negocio inferior al tradicional. La puesta en marcha del negocio es de menor inversión ya que no habrá obras de local u oficina. Ni comprar de material ofimática como impresor y fotocopiadora.
• Facilidades para la expansión geográfica del negocio. Este tipo de oficina te permitirá abrir mercados minimizando riesgos y costos elevados.
• Periodo de prueba. Es ideal para dar los primeros pasos empresariales en el área comercial asignada para pisar el terreno y saber si es o no una zona rentable.
• Ahorro considerable de dinero ya que al ser gran parte de las gestiones comerciales de forma online o in situ del cliente si es necesario en tu ciudad.
• Libertad de movilidad. Seguramente una de las grandes ventajas es que podemos realizar nuestras tareas laborales desde cualquier parte, incluso estando de viaje.
• Flexibilidad horaria. Podemos trabajar desde casa o de donde queramos con un horario adaptable a las necesidades y perfiles de los clientes.
• Ideal para el teletrabajo. Hoy en día, somos cada vez más reacios a la vida laboral en oficinas masificadas de personal y también es una cuestión preventiva ante cualquier virus como en la actualidad la pandemia del Covid-19.
• Atractivo para talentos. Esto es un plus para atraer y retener talentos que ya no quieren trabajar más en oficinas tradicionales o también que viven a grandes distancias de esas oficinas.
• Mejoría en la productividad. Al no tener que desplazarse en la mayor parte de las gestiones ganamos tiempo y reducimos costos de desplazamiento importantes lo que permitirá al equipo humano ser más productivo.
• Conciliación familiar. Es ideal para familias que necesitan una dedicación importante en el día a día en la atención de sus hijos, ancianos o personas enfermas.
• Ubicación estratégica.  La sede de tu empresa puede estar en las mejores zonas de la ciudad elegida con sus privilegios como estar cerca de los centros financieros, políticos y financieros, incluso las administraciones públicas.

¿Qué empresas alquilan una oficina virtual?

La verdad que no hay realmente un tipo de empresa concreto. Lo que sí, lo más habitual son empresas cuyos servicios son online como las agencias de marketing online o gestorías online.

Otro aspecto a valorar y es muy interesante es para empresas que ofrecen sus servicios en diferentes comunidades autónomas por ejemplo.

Pongamos un ejemplo…

Si eres una empresa de soluciones contra las humedades en viviendas y nuestra fuente de captación de clientes potenciales es principalmente a través internet, tener unas oficinas virtuales en cada comunidad autónoma es una muy buena solución. Aprovecharemos todas las ventajas de un oficina virtual.

Conclusión: El tipo de empresa no es en sí lo importante. Más bien entra como condicionante la forma de trabajar de la empresa y desde luego, encaja a la perfección para empresas que apostaron desde el primer minuto en una estratégica comercial estrictamente online.

¿Cuál es la diferencia entre la oficina tradicional y la oficina virtual?

Si hay que destacar o resaltar una gran diferencia entre la oficina virtual y la convencional es que evitamos riesgos con parte de nuestro capital alquilando un local o una oficina tradicional. Esto permitirá a la empresa al minimizar los costes de alquiler ser más competitivo en los precios o tener mayor rentabilidad para el negocio.

¿Qué te ha parecido este artículo? Ahora esperamos que sabes más sobre las oficinas virtuales. Te invitamos a seguir navegando por la web para descubrir más curiosidades sobre negocios y marketing online.