La importancia de un sistema ERP en la gestión de empresa

Hoy en día, estamos ante un cambio importante en la gestión de empresa. Las grandes empresas ya están adaptadas a la transformación digital y las PYMES según sus posibilidades económicas e implicación con los nuevos métodos de gestión de empresa se van metiendo gota a gota en nuevos programas de gestión con el único propósito  de mejorar la organización y productividad del negocio.

Poder tener todos los datos comerciales recopilados en un solo sistema de gestión es la clave del éxito de una buena gestión empresarial. Por supuesto, no solo comerciales también datos de producción si hablamos de una fábrica, o también datos de la distribución para poder seguir en todo momento la gestión de la logística de los envíos a clientes, ver también la gestión de los cobros y mucho más.

Por eso, la importancia de los sistemas ERP es más que clara para conseguir estos objetivos empresariales.

A continuación, te vamos a explicar al detalle qué es un sistema ERP, cuáles son las ventajas y desventajas del sistema ERP, además de ver cómo elegir un programa ERP y más cosas.

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La definición de ERP

Primero definir el significado de la abreviación de ERP: Enterprise Resource Planning que significa en español: Planificación de Recursos Empresariales.

El sistema ERP, por definición, es un programa de gestión empresarial donde se recopila todo tipo de información relevante para el seguimiento, control y buena gestión de una empresa. Este programa se hace cargo de diferentes operaciones internas de la empresa como la distribución, recursos humanos, gestión de equipo comercial, producción y administrativa.

Por ejemplo, con la recogida de todos estos datos se podrá analizar datos importantes como puede ser las ventas por mes y por comercial, ventas globales con comparativas años anteriores, sacar ratios de todo tipo para poder ver si la evolución de las ventas es positiva o negativa, etc… Otro ejemplo es en temas de la distribución, se puede ver la situación de la mercancía, si siguen en proceso de producción, si está de camino al cliente, si hay alguna incidencia en la producción (retraso materia prima), etc…

Como puedes ver un sistema ERP es muy útil para poder controlar tu empresa y así poder actuar más rápido si procede alguna incidencia en la gestión del negocio.

Piensa que tener un programa ERP no es algo exclusivo de las grandes empresas, hay muchas modalidades de ERP en el mercado con variantes importantes como precios y manejabilidad del programa.

Ventajas de un sistema ERP

• Concentración de toda la información de la empresa en una misma plataforma.
• Base de datos de diferentes departamentos en una misma plataforma.
• Ahorro de tiempo y costes. Al estar todo en un mismo programa esto permitirá ser más ágil y rápido en las búsquedas, analíticas y arreglos de incidencias.
• Automatización de cualquier gestión de la empresa.
• Con integración de Business Intelligence se puede realizar informes sobre, por ejemplo, estado de la empresa, situación ventas por zona, por equipo, etc… con la única finalidad de mejorar cualquier proceso interno para conseguir una máxima rentabilidad del negocio.
• Según el programa ERP, se puede hacer un programa personalizado (a la carta) en base a las necesidades de la empresa

Desventajas de un sistema ERP

• El coste del programa ERP suele ser elevado si necesitamos personalización.
• La funcionalidad y adaptación del sistema ERP en la empresa. Muchos programas suelen ser poco funcionales y lentos. La empresa necesita una buena estructura informática con gran capacidad de almacenaje para los datos del ERP. En caso contrario, solo habrá problemas de uso del programa por su lentitud a cargar y manejar. No obstante, hay la posibilidad de tener un sistema ERP en la nube que permitirán prevenir todos estos inconvenientes como, por ejemplo, Cloud Gestión  que te ofrece la administración de tu empresa con facilidad, rapidez y desde cualquier lugar con acceso a internet.

¿Por qué tener un sistema ERP en mi empresa?

Aunque hablemos de definición, ventajas y desventajas del sistema ERP, te harás seguramente la pregunta de para qué me puede servir un ERP.

Los motivos principales de tener un programa ERP en tu empresa son los siguientes:

• Obsolescencia del software y hardware de tu empresa
• Reducir un inventario excesivo
• Resolver incidencias, errores y reducirlos
• Integración de nuevos procesos.
• Control de gestión comercial para dar mayor control y apoyo a tus comerciales

¿Qué empresa debería tener  un sistema ERP?

Tiene cabida en cualquier empresa, vamos de las multinacionales a las PYMES.

Recuerda que un sistema ERP puede ser personalizado, dependiendo del distribuidor de este servicio. También hay empresas en internet que ofrecen programas ERP según el tipo de negocio. Por ejemplo, visitando Cloud Gestión, veremos los programas ERP para diferentes sectores como Construcción y Reformas, SAT, Distribución y Comercialización, Diseño, Impresión y Marketing, etc…

¿Ha llegado el momento de tener tu propio sistema ERP?