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Digitalización de las facturas. Consejos y ventajas.

Poner en marcha la digitalización de la facturación es una tarea que puede ser compleja según el caso de cada empresa.

Debido a la importancia de este cambio interno de la empresa en la gestión financiera es recomendable ponerse en manos de un gestor online para empresas para garantizar una transformación digital de las facturas correctamente para evitar problemas de organización interna en el departamento contable y administrativo de cualquier empresa.

De hecho, a veces los gerentes o la directiva empresarial desconocen los recursos (tiempo y mano de obra) involucrados en completar manualmente la contabilidad, emitir y recibir facturas). Por lo tanto, la correcta automatización de estos procesos no solo puede ahorrar una importante inversión en costos y tiempo, sino también ayudar a proteger el medio ambiente y reducir la huella de carbono que las empresas deben considerar como parte de su responsabilidad social corporativa.

A esto hay que sumarle el hecho de que, al optar por trabajar a distancia, representa un avance en la tarea, un patrón cada vez más habitual en el ámbito laboral.

En este artículo, te queremos aclarar todas las dudas sobre la transformación digital de las facturas. ¡Vamós allá!

¿Qué debemos tener en cuenta para iniciar la digitalización de las facturas?

Por ello, lo primero a tener en cuenta es que para digitalizar facturas es recomendable disponer de un sistema de gestión documental adaptado a las necesidades de la empresa. Se recomienda un sistema de gestión a medida para cubrir las necesidades y así poder iniciar el proceso de digitalización de las facturas con los siguientes beneficios:

  • Entrega rápida de facturas.
  • Más control sobre las facturas en formato electrónico.
  • Almacenamiento y recuperación de archivos (facturas, albaranes, proformas, etc…)
  • Automatización en procesos contables y de documentación.
  • Poseer factura validada digitalmente de la Agencia Tributaria.
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¿Qué ganarás con la transformación digital de la facturación digital en la empresa?

Por otro lado, también es conveniente señalar los siguientes pasos que ayudarán en la transformación digital de la facturación:

  • Podrás escanear las facturas del año pasado para incorporarlas en acciones futuras. Según el programa de gestión de facturas podrás visualizarlas e incluso conectarlas con el programa de contabilidad automáticamente.
  • Podrás crear una o más plantillas (según el tipo de factura) para usar cuando se emita una factura diferente cada mes.
  • Te permitirá organizar cada factura por mes y año para un fácil acceso
  • Sin un sistema específico que ayude en esta tarea, es importante contar con carpetas para identificar el tipo de cliente, proveedor o actividad de facturación. Para ello, el nombre de cada carpeta debe seguir siempre el mismo patrón de identificación.

Principales ventajas de la facturación digital

Finalmente, además de las ventajas de ahorro de tiempo y dinero, existen otros beneficios de digitalizar la facturación, como los siguientes:

  • Contribuirá al proceso de transformación digital de la empresa.
  • Tendrás la posibilidad de agregar diseños personalizados en cada factura fácilmente (plantillas de facturas propias).
  • Podrás acceder a los datos rápidamente.
  • Facilitará el trabajo remoto, la rapidez e incluso la higiene en tiempos como el actual donde la pandemia del Covid aún persiste.
  • Además de aumentar la motivación de los empleados al reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas, puede mejorar los procesos contables y ahorrar costos de personal.
  • Podrás analizar los datos de facturación según fecha, productos y servicios y clientes.
  • Aumentarás la productividad y la eficiencia, quitando tareas a los empleados para que se concentren en otras gestiones.
  • Ahorrarás espacio al reducir el almacenamiento de papel.
  • Te permitirá editar y agregar o modificar datos rápidamente.
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Consejos y recomendaciones para el cambio a la digitalización de las facturas

Esta decisión es muy importante y a no ser que el empresario tenga un equipo de informáticos y administrativos capacitados para estos cambios lo más seguro que tendrá que acudir a profesionales del sector.

En este gran paso es muy importante saber elegir correctamente el sistema de gestión a igual que el proveedor. Para ello, se recomienda contratar los servicios de gestores de empresas online reputados para garantizar el cambio a la digitalización de forma correcta y eficaz. Ellos te asesorarán en este proceso que va a cambiar la forma de trabajar de la empresa de un día para otro.

¿Qué te ha parecido este artículo? Ahora ya conoces todos los puntos fuertes de digitalizar la facturación de una empresa. Sigue navegando por EMPRESASYPRODUCTOS.COM para descubrir más consejos de gestión empresarial y financiera.

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